Quem tem direito ao vale-transporte?
Segundo a legislação, qualquer colaborador tem direito ao vale-transporte, seja registrado ou temporário. Por outro lado, o empregador, tanto pessoa jurídica quanto pessoa física, deve providenciar seu fornecimento.
O vale-transporte deve ser fornecido independentemente da distância entre o local de trabalho e a residência do funcionário, também não pode ser inserido limite (mínimo ou máximo) para o valor das passagens.
Destacamos, ainda, que o vale-transporte é um direito obrigatório. Portanto, se o trabalhador quiser receber este benefício, o empregador é obrigado a fornecê-lo.
Desse modo, na hipótese do colaborador precisar se utilizar de transporte coletivo para o deslocamento de casa para o trabalho, a empresa tem obrigação de fornecer o vale transporte.
Observamos, também, que não há um limite de passagens e, para além disso, o vale-transporte deve abranger os transportes coletivos urbano, (intermunicipal e interestadual) na quantidade de vezes que o trabalhador precisar para chegar ao local de trabalho.
Existem situações nas quais os colaboradores podem não receber o vale transporte, são as seguintes:
a) Quando o empregador oferece um serviço próprio de transporte;
b) Quando o funcionário não necessitar do vale-transporte (por exemplo: se desloca com seu próprio veículo ou vai à pé), nesse caso é imprescindível que o trabalhador informe por escrito que não necessita do vale-transporte, para que o empregador não tenha problemas futuros a respeito do fornecimento;
c) Quando se tratar de trabalhador estagiário obrigatório (uma vez que a Lei do Estágio prevê que a empresa é obrigada a fornecer o vale-transporte ao estagiário não obrigatório).
Vale-transporte de ida e volta.
O empregado terá direito ao vale-transporte tanto no deslocamento do trabalhador de sua casa ao local de trabalho (ida), quanto no descolamento da empresa à sua casa (volta). Obviamente, o vale-transporte será devido no caso do colaborador necessitar de transporte coletivo para se locomover.
O que diz CLT sobre Vale-transporte?
A Lei n.º 4.718/1985 instituiu o direito ao vale-transporte, mas não o tornou obrigatório. Após, foi criada a Lei n.º 7.619/1987, tornando obrigatória a concessão do vale-transporte pelos empregadores.
Em relação a essas duas leis citadas, ressaltamos que a única mudança feita foi tornar o vale-transporte obrigatório. Portanto, a Lei n.º 7.619/1987 manteve todas as outras normas sobre a concessão desse benefício.
A CLT também garante o direito ao vale-transporte a todos os trabalhadores, sejam urbanos, rurais, empregados domésticos, temporários, atletas profissionais, de serviços públicos e qualquer outro trabalhador que tenha vínculo com um empregador.
O artigo 458, parágrafo segundo da CLT prevê as utilidades concedidas pelo empregador que não são consideradas como salário, dentre elas está o transporte destinado ao deslocamento para o trabalho e retorno. Portanto, o vale-transporte não possui natureza salarial e, como consequência, não pode ser usado para base de cálculo de FGTS, INSS e Imposto de Renda.
Funcionário precisa de mais de uma passagem para ir embora, e agora?
Conforme mencionamos anteriormente, não há limite de quantidade de passagens para fornecimento do vale-transporte. Desse modo, pouco importa se o funcionário precisa de uma, duas, três, quatro ou mais passagens para chegar ao trabalho, ou para ir embora. O empregador deve pagar quantas passagens forem necessárias para garantir que o funcionário se desloque de casa para o trabalho e do trabalho para casa.
Como é feito o cálculo do desconto do vale-transporte?
Primeiramente, é necessário que o empregador apure o valor da tarifa e a quantidade de passagens que o funcionário necessita.
O empregador pode descontar até 6% do salário-base do trabalhador. Observamos que se compreende por salário-base o valor sem incidência de benefício, adicional ou vantagem (como, por exemplo, hora extra, adicional noturno, férias).
Ressaltamos que se o custo do deslocamento for maior do que o desconto dos 6% o excedente fica sob responsabilidade de pagamento do empregador.
Para ficar mais fácil a compreensão sobre o cálculo, vamos exemplificar duas situações.
José tem salário-base de R$ 1.500 reais e precisa de um ônibus para ir trabalhar e outro para voltar para casa. Trabalhando 22 dias no mês, José usará 44 passagens por mês. A tarifa de cada passagem é 4 reais, desse modo, o valor mensal das passagens é de 176 reais. Aplicando o desconto de 6% sobre o salário de José, o valor que o empregador poderá descontar é 90 reais.
Percebemos que, nesse caso, o empregador terá que arcar com o restante do valor necessitado pelo trabalhador para o vale-transporte. Sendo assim, o empregador de José pagará 86 reais.
Outro exemplo. Maria tem salário-base de 5 mil reais e utiliza dois ônibus por dia, um para ir trabalhar e outro para voltar. Trabalhando 22 dias no mês, Maria usará 44 passagens por mês. A tarifa de cada passagem também é 4 reais, desse modo, o valor mensal das passagens é de 176 reais. Aplicando o desconto de 6% sobre o salário de Maria, o valor que o empregador poderá descontar é 300 reais.
Verificamos então que nesse caso o valor total do vale transporte não chega ao desconto máximo de 6%, sendo assim, serão descontados apenas os 176 reais referentes às passagens.
Quais os erros mais comuns sobre o cálculo do vale-transporte?
Um dos erros mais comuns sobre o cálculo do vale-transporte é quando se calcula automaticamente o desconto de 6% do valor do salário-base. Esclarecemos que na hipótese em que o valor total gasto em passagens for menor que 6% do salário, o desconto deve ser proporcional.
Outro erro comum é sobre o período de processamento dos cartões de integração, quando o valor do vale-transporte não é pago em dinheiro.
Algumas empresas de transporte público que oferecem cartão (passe rápido), precisam de um prazo de até 48 horas úteis para que o pagamento seja creditado na conta do beneficiário. Portanto, o empregador precisa se atentar para esse prazo, de modo que o empregado possa utilizar o benefício no primeiro dia útil do mês.
Como reduzir os gastos com vale-transporte sem descumprir a lei?
Uma opção de reduzir gastos com vale-transporte sem descumprir a lei (e sem deixar de pagar um direito do trabalhador), é se atentar para os períodos em que não há necessidade legal de concessão do vale-transporte.
Compreendem nesses períodos: as férias, licenças e folgas. Nessas ocasiões, o vale-transporte não deve ser concedido, uma vez que não há deslocamento do trabalhador.
Também é importante ficar atento nos casos de falta ao trabalho. Nessas situações, mesmo que a falta seja por motivo justificado, é possível solicitar a devolução do vale referente aos dias de ausência. Ou, então, outra possibilidade mais comum, e até mesmo mais prática, é deixar o vale-transporte referente ao dia da falta como crédito para o próximo mês ou debitar o valor referente ao futuro salário.
Citamos, ainda, os casos em que o trabalhador não tem direito ao benefício. Conforme observamos anteriormente, nas seguintes situações os trabalhadores não devem receber o vale-transporte:
- Quando o empregador oferece um serviço próprio de transporte;
- Quando o funcionário não necessita do vale-transporte, porque utiliza seu próprio veículo ou se desloca a pé ou de bicicleta e
- Quando se tratar de trabalhador estagiário obrigatório.
Por fim, também merece atenção do empregador o fato de que ele não é obrigado a depositar o valor integral do vale-transporte do mês quando o funcionário ainda tenha saldo do mês anterior. Nesse caso, o empregador apenas precisa complementar o valor estipulado.
Desconto na folha de pagamento, como deve ser feita?
Conforme já mencionado, o empregador que fornecer vale-transporte aos seus colaboradores deve descontar, no máximo, 6% sobre o seu salário base.
Como o cálculo é realizado sobre o salário base, não entram na conta benefícios como horas extras, adicionais e até comissões. Além disso, na folha de pagamento, deve vir a descrição do valor descontado.
Caso o valor descontado seja inferior ao percentual de 6% do salário base, somente será descontado o valor apurado do vale-transporte e não sobre os 6% sobre o salário base.
Tratando-se de demissão, o percentual de 6% será descontado proporcionalmente em relação ao saldo de salário (referente aos dias trabalhados durante o mês). Se o empregado tiver recebido o vale-transporte logo no início do mês, antes da dispensa, ele deverá devolver os vales ao empregador. Se não devolver, esses valores serão descontados da última remuneração.
Porque é descontado 6% do vale-transporte?
É descontado o percentual de 6% porque a Lei n.º 7.418/85 prevê, no parágrafo único do artigo 4º, que “o empregador participará dos gastos de deslocamento do trabalhador com a ajuda de custo equivalente à parcela que exceder a 6% (seis por cento) de seu salário básico”.
Da redação desse dispositivo, concluímos que:
i) O valor máximo do desconto é de 6% sobre o salário base do empregado;
ii) Os gastos que excederem ao valor do desconto de 6% sobre o salário base serão arcados pelo empregador.
Devo pagar vale-transporte para funcionário em home office?
Vamos relembrar que o pagamento do vale-transporte somente será necessário nos dias em que o trabalhador, de fato, se deslocar para as dependências do empregador.
De mesmo modo que o pagamento do vale-transporte é dispensado durante as férias, folgas, feriados e finais de semana em que não ocorra prestação de serviços, também é dispensado durante o home office.
A justificativa é a mesma das ocasiões mais comuns, pois em home office o trabalhador não necessita se locomover para prestar serviços para a empresa. O fator determinante para o direito ao vale-transporte não é a prestação do serviço, mas, sim, a necessidade de deslocamento para a realização do trabalho.
Uma vez que o empregador não precisa fornecer o vale-transporte para o empregado que está em home office, também não deve haver o desconto sobre o salário do empregado que está trabalhando nessa modalidade.
É importante se atentar para o caso onde o trabalhador em home office for convocado para comparecer à empresa, pois nessa situação terá direito ao vale-transporte.
Funcionário foi afastado, como fazer o desconto do vale-transporte?
Aqui o raciocínio é o mesmo para o caso do funcionário que está em home office.
Como explicamos anteriormente, o que determina o direito ao vale-transporte é a necessidade de deslocamento do trabalhador para as dependências do empregador para realização das atividades. Ou seja, haverá direito ao vale-transporte quando o funcionário se deslocar para a empresa.
No caso de funcionário afastado, sequer há prestação de trabalho, de modo que fica dispensado o fornecimento do vale-transporte.
Havendo afastamento previdenciário (auxílio-doença, auxílio-acidente, licença maternidade), o INSS paga aos empregados o benefício e o empregador fica dispensado do pagamento do salário. Essas situações também dispensam o pagamento de vale-transporte, uma vez que não estão prestando serviços em razão do afastamento.
Devo pagar o vale-transporte no décimo terceiro?
O vale-transporte não possui natureza salarial e, por isso, não pode ser usado para base de cálculo de FGTS, INSS, Imposto de Renda e décimo terceiro.
O 13º salário é uma gratificação estabelecida pela CLT, porém, não significa que o trabalhador trabalhou “dias a mais”.
Por essas razões, o empregador não deve pagar o vale-transporte no décimo terceiro, pois o trabalhador não teve deslocamento adicional para realizar as atividades. É devido apenas o pagamento do vale-transporte sobre o salário base do funcionário.
É possível pagar o vale-transporte em dinheiro?
Anteriormente havia o Decreto n.º 95.247/87 que mencionava que o empregador não deveria fornecer o vale-transporte em dinheiro. Porém, essa norma foi revogada pelo Decreto n.º 10.854/2021.
Continua previsto que o empregador não deve fornecer o vale-transporte em dinheiro, conforme o artigo 110:
Art. 110. É vedado ao empregador substituir o vale-transporte por antecipação em dinheiro ou qualquer outra forma de pagamento, exceto quanto ao empregador doméstico, ressalvado o disposto no parágrafo único.
Verificamos que o artigo traz uma importante exceção à regra da vedação do pagamento do vale-transporte em dinheiro (caso do empregador doméstico). Porém, não é a única. No parágrafo único do citado artigo também existem outras situações que autorizam o pagamento em dinheiro. Vejamos:
Parágrafo único. Nas hipóteses de indisponibilidade operacional da empresa operadora e de falta ou insuficiência de estoque de vale-transporte necessário ao atendimento da demanda e ao funcionamento do sistema, o beneficiário será ressarcido pelo empregador na folha de pagamento imediata quanto à parcela correspondente, quando tiver efetuado a despesa para o seu deslocamento por conta própria.
Portanto, concluímos que o pagamento só poderá ser feito em dinheiros nas seguintes hipóteses: i) falta ou insuficiência de estoque de vale-transporte pelas operadoras; ii) quando o colaborador for empregado doméstico.
Por fim, convém mencionar que, os casos onde haja a utilização indevida, pelo funcionário, do dinheiro concedido para transporte, são considerados falta grave, podendo ensejar a dispensa por justa causa.
Diferença entre vale-transporte e vale-combustível.
Conforme já citamos, o vale-transporte pode ser utilizado para o deslocamento via transporte urbano, intermunicipal e até mesmo interestadual. Porém, o seu uso fica restrito aos meios de transporte coletivos públicos. Desse modo, não se incluem os meios de transporte públicos individuais, como táxi e aplicativos de transporte, por exemplo.
É comum que alguns empregadores ofereçam vale-combustível para o funcionário que utiliza seu carro próprio para trabalhar. No entanto, diferentemente do vale-transporte, o vale combustível não é obrigatório por lei e, portanto, a concessão do benefício cabe a cada empregador.
Outra diferença é que enquanto o vale-transporte somente é pago em dinheiro em situações excepcionais, o vale-combustível pode ser fornecido em dinheiro ou por meio de um cartão que é recarregado pela empresa. Quando é concedido em dinheiro, é comum que os empregadores solicitem os comprovantes de gastos para fazerem o reembolso.
Diferentemente do vale-transporte, o vale-combustível é considerado como parte da remuneração do trabalhador, porque não é obrigatória a realização de qualquer desconto e seu valor pode ser combinado entre empregado e empregador.
